Hangi yan giderler tahsis edilebileceği Yan Giderleri Yönetmeliği’nin (Betriebskostenverodnung – BetrKV) 2. Bölümünde belirtilmektedir. Kira sözleşmesini imzalamadan önce bu konuyu incelemekte fayda var. Zira yasal olmayan yan giderler de zaman zaman kiracıya yüklenilmek isteniyor. Misal olarak ev yönetici şirket masrafları (Hausverwaltungskosten) veya yan giderler muhasebesini oluşturmak için tutulan bir şirketin masrafları (Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung) daima ev sahibi tarafından karşılanmalı.
Ev sahipleri ve kiracılar genellikle işletme maliyetlerinin ödenmesi için aylık avans ödemeleri konusunda uygun miktarda anlaşırlar. Bu avans ödemelerinin daha sonra yıllık muhasebesi gerekir, zira kiracılar yalnızca gerçekte oluşan yan giderlerin onlara düşen payını üstlenmek zorunundadır.
Ev sahipleri için muhasebe döneminin seneyi devriyesi içerisinde, yani en fazla 12 aylık bir zaman diliminde kiracıya yan giderlerin faturası ulaşması gerekiyor. Bu süre aşıldığı takdirde ev sahibinin bu sürenin sona ermesinden sonra zaman aşımına uğradığından dolayı herhangi bir ek talepte bulunması yasaktır. Kiracı ev sahibinin ek yan giderler talebini dolayısıyla red edebilir.
12 aylık süre kiracılar için de geçerlidir. Kiracılar yan giderler faturasını yazılı olarak aldıktan sonra itiraz etmek için genellikle 12 ay geçmeden ev sahibine itirazlarını sunması gerekir.
Ev sahibinin ek yan giderler talebi ise faturanın yazılı olarak ona ulaşmasıyla vadesi geldi anlamına gelir. Dolayısıyla kiracı ihmal veya itiraz sürecinden ötürü geç ödenen bu miktarı faiziyle talep edilme tehlikesiyle karşı karşıya kalır.
Yan giderlerin ek ödeme talebinin zaman aşımı süresi 3 yıldır. Bu 3 yıl muhasebenin yazılı olarak elde edilmesiyle başlamaz, ancak yalnızca talebin ortaya çıktığı yılın sonuyla başlar. Yani 10.02.2021 yılında gelen 2020 yılı muhasebesinden oluşan ek yan giderler talebi 31.12.2021 başlar ve 2024 yılın bitimiyle zaman aşımına uğrar.
Zaman aşımı süresi ise belli şartlarda durdurulur veya yeniden başlar. Misal olarak bir talebi kabul edildiği anda o tarihten itibaren zaman aşımı süresi yeniden başlar.
